Productividad y planificación

Trucos para organizar tu agenda como una experta.

Para poder disfrutar de una vida más organizada que te proporcione tranquilidad debes comenzar a hacer uso de todas las herramientas que te faciliten esa tarea. Precisamente por eso hoy te quiero pasar mis trucos sobre cómo organizar una agenda sin mucho esfuerzo.

Trucos para organizar la agenda

Todos tenemos mil cosas que apuntar y recordar, y yo sé que no eres la excepción. No hace falta que seas una alta ejecutiva para tener tu día bien apuntado. Créeme, la agenda te permite ser mucho más eficiente, clasificar tus tareas y controlar tus tiempos.

Ya sabes que no me gusta decirte las cosas porque sí; prefiero hacerte ver la importancia de las cosas y que decidas por ti misma si te vale la pena. Así que comenzaré por marcarte la importancia de utilizar una agenda.

Importancia de tu agenda.

Organizar y mantener una agenda prácticamente no tiene puntos en contra. Te permite estar al tanto de todas tus actividades pendientes, alberga tus contactos, datos y detalles de interés y alguna que otra cosa.

Lo más importante de todo es que te permite vaciar tu mente. Todos solemos tener millones de cosas en la mente. DEMASIADAS COSAS. Ten presente que la mente no es perfecta, la memoria a corto plazo es reducida. Y el darte cuenta que olvidaste algo, o llegaste tarde a algún sitio, o no compraste lo que te faltaba supone mucho estrés y frustración.

Además, tener tu mente llena no te permite concentrarte en tus tareas. En cambio, si utilizas correctamente tu agenda y vacías en ella todos tus pensamientos tu mente será libre. La realidad es que una mente despejada es requisito indispensable para fluir.

Otras ventajas.
  • Ahorras tiempo y energía. Te enfocas en las actividades del momento y dejas de perder el tiempo tratando de recordar tus pendientes.
  • Aumenta tu eficiencia en la organización y planificación de tus objetivos.
  • Te otorga tranquilidad y paz interna.
Como utilizar una agenda correctamente
Cómo utilizar correctamente la agenda.

Ahora ya conoces la importancia de utilizar agenda y estoy segura de que te convencí de comenzar a llevar una. Entonces, te dejo mis tips para que comiences a utilizarla como se debe:

  1. Anota todas tus actividades diarias.

Ojo que cuando te digo todo, es todo. Desde hacer el desayuno hasta tus horas de comida, responder mails o llevar a los niños al cole. Esto te ayudará a mantener el hábito.

Aunque te parezcan cosas sin importancia, en tu agenda puedes apuntarlo todo.

  1. Mide tus tiempos.

Comienza a ser consciente del tiempo que te toma cada tarea. De esta forma cada vez te será más fácil distribuirlas.

También podrás identificar cuáles te demandan más tiempo y comenzarás a buscar formas de minimizar esfuerzos. Además, serás consciente de las cosas que te hacen perder el tiempo.

  1. Revísala a diario.

Por la noche antes de dormir para saber qué te espera el día siguiente. O temprano por la mañana mientras te tomas un café para enfocar tus acciones.

No solo es planear tu horario, también revisarlo, modificarlo si es necesario, reprogramar. Cuando le tomes el hilo al asunto te será cada vez más fácil organizarte.

  1. No aceptes nada sin antes chequear tu agenda.

La idea es que tus tiempos estén controlados y puedas cumplir con todo. Entonces, no sumes nunca nada sin revisar tu agenda así no superpones tareas. Y ve revisando cuál es tu siguiente actividad durante el día.

Y tacha lo que ya cumpliste. Es mejor tener la certeza de que terminaste y centrarte en lo pendiente.

  1. ¡Ah! ¿Y la vida social qué?

Cumpleaños, reuniones, fiestas, salidas, aniversarios, graduaciones también se apuntan… Tu vida social es tan importante como tu vida laboral.

No descuides estas cosas, es importante desconectar y recargar baterías.

Otro súper tip es que te anotes frases que te motiven o cosas de tu día a día que te mantengan contenta. Nada mejor que afrontar los imprevistos de manera positiva.

  1. Una ayudita con las finanzas.

Puedes agregarles un comentario a tus tareas. La agenda te puede ayudar a controlar mejor tu presupuesto personal.

Tan fácil como anotarte cuánto gastaste en qué reunión, actividad o tarea y luego pasarlo a tu planilla de presupuesto.

“Llena tu agenda con frases motivacionales que te inspiren”

Elegir tu agenda ideal.

Puedes encontrar mil millones de opciones de agendas en el mercado. Física o digital. Grande o pequeña.

Si eres de la tecnología 1.0 y el papel es lo tuyo entonces te recomiendo que tenga vista diaria, semanal y mensual. Y si consigues algunos extras te pueden servir de motivación: Listas, stickers, control de ejercicio, control de gastos, planificador de viajes o lo que te guste.

Mis favoritas son las de charuca y Mr. Wonderful. (click en la imágen)

Charuca Fucsia 19-20  Charuca blanca 19-20  Charuca rayas 19-20

Mr wonderful rosa 19-20  Mr Wonderful oscura 19-20Mr Wonderful Coral 19-20

La otra opción son las agendas digitales. También hay muchas opciones, pero te recomiendo tomar en cuenta lo siguiente:

  • Que la puedas sincronizar con tu correo electrónico.
  • Que puedas acceder a ella desde cualquier dispositivo.
  • Que la puedas usar simultáneamente en varios dispositivos (Tu pc y tu telf. por ejemplo).

Particularmente Google Calendar me puede (ya te había hablado de sus bondades por aquí). Es simple, fácil de usar, tiene recordatorios y notificaciones. Y al tenerlo sincronizado con el mail, cualquier cita o compromiso que adquieras desde otra app o página debería agendarse automáticamente.

Si esta no te convence puedes encontrar muchas otras apps como Wunderlist, Evernote, Do It Tomorrow, Todoist, Sunrise Calendar, entre otras.

No importa cuál sea tu elección, lo importante es que se adapte a ti y tus necesidades.

Guía para utilizar una agenda

Con el tiempo tu método de organización puede ir variando de acuerdo a tus necesidades, pero te aseguro que esta es una forma excelente de comenzar. ¡Aguardo tu opinión en los comentarios!

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